نستخدم الإيميل يوميا في تواصلنا مع زملائنا ومرؤوسينا. ولكني أعتقد بأن عدد كبير لايعرف يعرف آداب استخدامه.
كتبت في هذه التدوينة 15 نصيحة حول آداب استخدام الإيميل. أعتقد بأنها مهمة لكل طالب، موظف، مدير، رئيس شركة.
1️⃣ لا تعامل الإيميل مثل الواتساب.
الإيميل وسيلة تواصل وليس برنامج محادثات. لاترسل إيميل نصه: “السلام عليكم، كيف الحال؟”
الإيميل يجب أن يحتوي على:
١-مقدمة ترحيبية تعرف فيها بنفسك.
٢-تقول ماتريد أن تقوله.
٣-تطلب ماتريد طلبه.
٤-تشكر وتوقع باسمك.
2️⃣ أضف عنوان واضح ومباشر
العنوان هو أول ما سيقرأه المستقبل. تأكد من أنه يعكس الموضوع أو الطلب بشكل مباشر.
🔴أمثلة عناوين سيئة: (السلام عليكم)، (إلى الدكتور عبدالرحمن)
🟢أمثلة عناوين جيدة: (تغيير موعد الاجتماع) (تقرير أداء شهر فبراير)
3️⃣ حاول أن لا تمزح وتضحك
الإيميل وسيلة تواصل رسمية وليس مكانا للمزاح والنكت. حاول تتنجنبها إلا في حالات نادرة قد يكون المزح مقبول فيها.
4️⃣ دقق الإيميل من ناحية لغوية
من السيء أن يظهر إيميلك بشكل غير احترافي لأنه مليء بالأخطاء اللغوية. أو باستخدامك لعلامات التنصيص بشكل غير صحيح. فتأكد دائما من تدقيق إيميلك لغويا قبل الإرسال. ممكن تستعين بخدمة Grammarly الرائعة grammarly.com
5️⃣ لاتهمل وتنسى الرد على إيميلاتك
من قلة الاحترام أن لا تجاوب من أرسل إيميل موجه لك شخصيا. أو أن تتأخر في الرد بشكل مبالغ فيه (أكثر من يومين برأيي) فهذا قد يدل على عدم مهنيتك أو ضعف إدارتك لوقتك. وعلى النظير أيضا، لا ترسل إيميل إلا لموضوع هام وضروري يستحق أن يعطيه المتلقي وقته للقراءة والرد.
6️⃣ تجنب استخدام علامات التعجب بشكل مبالغ فيه !!!!!!!!!
علامات التعجب والكتابة بأحرف CAPITAL تعطي نبرة منزعجة وغاضبة. ولا يوجد أصل لغوي أصلا لإضافة علامات تعجب متتابعة !!!!!
7️⃣ ابدأ حديثك بترحيب رسمي محترم
استخدم اللقب الرسمي المناسب لتحية الشخص المرسل له.
❌أمثلة سيئة: (أرحب يادكتور)، (Hiya Fahad!)
✅أمثلة جيدة: (سعادة الأستاذ…)، (Dear Mr …)
8️⃣ لا تستخدم شعارات الإيموجي ❤️📕👍🏼👍🏼🌹🌺
تذكر بأن الإيميل وسيلة تواصل رسمية لا مكان فيها لشعارات وسائل التواصل الاجتماعي.
9️⃣ لاترسل إيميل وأنت غاضب.
نندم كثيرا على محتوى الإيميلات لأننا قد نكون كتبناها في لحظة غضب. بالنسبة لي أنتظر عادة ثلاثة ساعات إلى يوم كامل إذا كان الإيميل مهم وشعرت بالانزعاج من محتواه.
1️⃣0️⃣ اجعل المرفقات مرتبة وواضحة
إذا كنت ستضيف مرفقات مع إيميلك، فتأكد بأن عناوينها واضحة وتعكس محتواها. يفضل أيضا ضغطها في ملف zip واحد إذا كانت أكثر من خمسة ملفات.
1️⃣1️⃣ انتبه من reply all
لا تختار هذا الخيار في الرد إلا إذا كنت متأكد بأن جميع القائمة التي سترد عليها معنية بقراءة ردك. فلا شيء أسوأ من ايميل لا يعنيك ولكنك في قائمة العناوين.
1️⃣2️⃣ أرجوك لايكون عنوان ايميلك king.ksa2342
أنشئ عنوان ايميل رسمي باسمك الأول وعائلتك. يفضل أيضا ألا يحتوي على أرقام. تأكد أن تضيف اسمك الظاهر بشكل صحيح ولا تعبئة بـ١٢٣٤٥ مثلا.
1️⃣3️⃣ اجعل المحتوى واضح وموجز
لا تسهب في الحديث بشكل غير ضروري. فالإيميل القصير هو إيميل ممتاز.
قامت أحد الشركات بتحليل عدد الكلمات في ٥ مليون إيميل. وكان استنتاجهم بأن أفضل عدد للكلمات هو بين ٥٠ و١٢٥ كلمة.
1️⃣4️⃣ استخدم ايميلك الرسمي التابع لجهتك
لا تستخدم إيميلك في gmail مثلا إذا كان الإيميل حول موضوع يتعلق بجهة عملك. بل استخدم الإيميل الذي وفرته لك جهة عملك. على المستوى الشخصي أحترم طلابي الذين يتواصلون معي بإيميلاتهم الرسمية التي وفرتها لهم الجامعة.
1️⃣5️⃣ من المظاهر الاحترافية هي أن تضيف توقيع رسمي لك في أسفل الإيميل.
التوقيع يجب أن يحتوي على:
١-اسمك. ٢-منصبك. ٣-عنوانك. ٤-رقم التواصل الرسمي (رقم المكتب مثلا). ٥-اسم الجهة التي تنتمي لها.
هذه مواقع مفيدة تقدم هذه الخدمة مجانا:
https://mysignature.io/
https://si.gnatu.re/
https://support.office.com/en-us/article/create-an-email-signature-from-a-template-5b02c5ed-1e85-4d2a-a098-9628fe3231d8
أتمنى أن تكون استفدت من هذه النصائح. شاركني في التعليقات بنصائح إضافية.
